המנדט היה לקצץ משמעותית בתקורות ולבנות את התקציב מאפס. הבעיה הייתה שאף אחד לא באמת ידע כמה זמן אורכת כל משימה אדמיניסטרטיבית. מחלקות הכספים, השכר והרכש התנהלו כקופסה שחורה, והעובדים הוצפו בפעולות העתק-הדבק בין מערכות ובסגירות חודש ידניות ומתישות.
רוב התאגידים השואפים להתייעלות פיננסית פונים לפיטורים רוחביים, מה שמוביל לקריסת התהליכים. התאגיד הזה ביקש לבנות את תקציבו מאפס על בסיס צרכים ממשיים, אך להנהלה לא היה מושג אילו משימות אדמיניסטרטיביות הן מורכבות באמת, ואילו פשוט איטיות בגלל בירוקרטיה פנימית מסורבלת.
כתוצאה מכך, העובדים ביצעו עבודה סיזיפית של רובוטים. צוותי הכספים ומשאבי האנוש השקיעו כ-60% מזמנם במשימות חזרתיות, כמו הקלדת נתונים מפורטל אחד למערכת אחרת, איסוף קובצי אקסל ממחלקות שונות וביצוע ידני של פעולות שמכונות אמורות לבצע.
תהליך סגירת החודש נגרר שבועות. הדיווח הפיננסי החודשי ארך למעלה משבועיים, דרש שעות נוספות רבות והיה חשוף לשגיאות בפקודות יומן ידניות, כל זאת ללא כל נראות מצד ההנהלה, שהייתה צריכה לקבל החלטות קריטיות על הקצאת המשאבים.
מיפוי פעילות הבק-אופיס בפועל, העברת המשימות השגרתיות לסוכנים חכמים וניסוח אוטומטי של הדוחות.
הטמענו כלי ניטור לכריית תהליכים על מערכות הליבה, אשר תיעדו מיליוני פעולות וקליקים בזמן אמת. ה-AI מיפה את זרימת העבודה בפועל, וחשף את צווארי הבקבוק ואת המעקפים הידניים שהעובדים נאלצו לייצר כדי להתגבר על מגבלות המערכות הישנות.
המיפוי הציג להנהלה תמונה ברורה: אילו תהליכים מורכבים מטבעם ואילו מסורבלים רק בשל בירוקרטיה פנימית. כך, מהלכי ההתייעלות התמקדו בנטרול בזבוז משאבים ולא בפגיעה בעבודה עצמה.
במקומות שבהם כריית התהליכים זיהתה עבודה חזרתית, פיתחנו סוכני AI אוטונומיים ששולפים נתוני שכר, קוראים חשבוניות סרוקות, מבצעים התאמות בין כל חשבונית להזמנת הרכש ולתעודת הקבלה שלה, ורושמים פקודות יומן באופן עצמאי.
מודל דיווח ייעודי, שאומן על ההיסטוריה הפיננסית של החברה, שולף את נתוני סגירת החודש מכל המחלקות ומפיק טיוטה ראשונה ומדויקת של דוח רווח והפסד, הממתינה לאישור סופי של מנהל הכספים.
העובדים עברו מהזנת נתונים סיזיפית לתפקידי בקרה וניתוח. כך, החיסכון של 30% בעלויות הושג הודות לביטול עבודה רובוטית, ולא על ידי פיטורי עובדים המפעילים שיקול דעת.
הנתונים השקופים והמדויקים אפשרו להנהלה לבנות מחדש את התקציב מאפס, על בסיס הבנה מעמיקה של צורכי הארגון בפועל, במקום להסתמך על ניחושים או פוליטיקה פנימית.
העלויות הצטמצמו, רמת השירות נשמרה במלואה, ותהליך סגירת החודש כבר לא מעכב את הפעילות השוטפת.
עלות התפעול לרוחב מרכזי השירותים המשותפים ירדה ב-30% בלי ירידה בשירות, על ידי העברת עובדים מהזנת דאטה לבקרה וניתוח במקום קיצוצים גסים. סגירת סוף החודש עברה מארבעה עשר ימים לארבעה, והשעות הנוספות בפיננסים כמעט נעלמו.
לראשונה, ההנהלה נהנתה מתמונה שקופה ומדויקת של פעילות הבק-אופיס בפועל. נראות זו איפשרה להם ליישם תקצוב מאפס המבוסס על צרכים אמיתיים במקום על הערכות, ולהצדיק כל שורה ושורה בתקציב.
אוטומציה של תהליך שלא נמדד מראש רק גורמת לבזבוז לרוץ מהר יותר. הערך המרכזי טמון במיפוי וכריית תהליך העבודה האמיתי תחילה, כך שהסוכנים יופנו למשימות השגרתיות בלבד, בעוד הגורם האנושי נשאר אחראי על הפקת הדוחות ועל הפעלת שיקול הדעת. זוהי אותה מתודולוגיה סוכנית המשלבת מעורבות אנושית לטיפול בחריגות העומדת בבסיס האוטומציה הסוכנית שלנו, המיושמת הפעם על מערך הבק-אופיס הפיננסי ומעוגנת בביצועים בפועל.
צ'אטבוט ידע לדבר אבל לא לפעול. AI סוכני מחובר דרך ממשקים מאובטחים למערכות הליבה, עם guardrails והסלמה אנושית, העלה פתירה בשירות עצמי ללא מגע מ-15% ל-65% וחתך עלות מוקד בכ-30%.
לפרויקט המלא ← אוטומציית הנהלת חשבונות · ראיית חשבוןצוות במשרד ראיית חשבון שרף ימים בהקלדת חשבוניות ובהתאמת ספרים. לכידת מסמכים ב-AI בתוספת מנוע סיווג לומד חתכה את סגירת סוף החודש ב-40% ואת ההזנה הידנית ב-80%.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH