העבודה הסיזיפית באמת במשרדי רואי חשבון היא מיון חשבוניות ורישום פקודות יומן. במשרד הזה, הכול נעשה ידנית: מנהלי חשבונות מנוסים השקיעו עשרות שעות מדי חודש בהקלדת נתונים מחשבוניות סרוקות ובשיוך ידני של כל הוצאה לסעיף המתאים. התהליך האיטי והמסורבל הוביל לטעויות, גרר קנסות מרשות המסים, וגרם לצוואר בקבוק חריף בכל סוף חודש מחדש.
הוצאות הלקוחות התקבלו כחשבוניות סרוקות, קבלות וגיליונות אקסל, וכל מסמך דרש הקלדה ידנית. מנהלי החשבונות ואנשי הבקרה הפיננסית בזבזו עשרות שעות עבודה יקרות רק על הזנת נתונים סיזיפית, עוד לפני שהגיעו לעבודה החשבונאית המקצועית עצמה.
תהליך הסיווג רק סיבך את העניינים. מנהלי חשבונות שונים סיווגו הוצאות זהות תחת סעיפים שונים, כך שארוחה עסקית יכלה להירשם כאירוח, כיבוד או הוצאה מוכרת חלקית, בהתאם לשיקול הדעת של מי שטיפל בה. כתוצאה מכך, רואה חשבון בכיר נאלץ לעבור ידנית על כל השורות ולתקן את הטעויות לפני הפקת הדוחות.
בסוף כל חודש ובסגירת שנת המס, העומס הגיע לנקודת רתיחה. נוצר צוואר בקבוק חמור כל כך, שהמשרד לא יכול היה לקלוט לקוחות חדשים מבלי לגייס עובדים נוספים. בפועל, פוטנציאל הצמיחה של המשרד הוגבל פיזית לקצב הקלדת החשבוניות של הצוות.
לשחרר את הצוות מהקלדה וסיווג שגרתיים, ולפנות להם זמן למשימות הדורשות שיקול דעת מקצועי.
הטמענו מערכת לכידת מסמכים מבוססת AI שקוראת חשבוניות וקבלות סרוקות, מבינה את ההקשר (ספק, סכום, תאריך וסוג הרכישה) גם בפורמטים לא סטנדרטיים, ומזינה את הנתונים ישירות למערכת הנהלת החשבונות של המשרד.
מנוע למידת מכונה שאומן על היסטוריית הפעילות של המשרד זיהה באופן עצמאי את דפוסי העבודה שלו, כמו העובדה שרכישת דלק עבור לקוח בתחום ההובלה מסווגת כהוצאות דלק, בעוד שרכישת תוכנה מחו"ל מוגדרת כיבוא שירותים בחיוב הפוך. בהתאם לכך, המנוע מציע אוטומטית את סעיף המאזן הנכון לכל פקודת יומן.
בכל פעם שמנהל חשבונות מתקן הצעה של המערכת, המנוע לומד מהתיקון בזמן אמת. כך, ככל שהשימוש במערכת גובר, הסיווגים הופכים למדויקים יותר ודורשים פחות ופחות התערבות ידנית.
העבודה הסיזיפית של התאמת תנועות בנק וכרטיסי אשראי לפקודות היומן עוברת לאוטומציה מלאה. במקום לעבור על כל שורה ושורה, אנשי הצוות נדרשים לאשר רק חריגות או אי-התאמות ממשיות.
הודות לעבודה עם מנוע אחיד המחיל סטנדרט קבוע, הוצאות זהות כבר אינן מסווגות לסעיפים שונים בהתאם לשיקול דעתו של מנהל החשבונות. הדבר מייתר לחלוטין את עבודת הבקרה והתיקונים המפרכת שביצע רואה החשבון הבכיר לפני כל הגשה.
עם ביטול הצורך בהקלדה ידנית, מנהלי החשבונות ורואי החשבון הזוטרים התפנו לעסוק בבקרה אנליטית ובייעוץ פיננסי ללקוחות, עבודה בעלת ערך מוסף גבוה המצדיקה באמת את שכר הטרחה של המשרד.
פחות הקלדות, פחות טעויות, ויכולת לצמוח ללא צורך בגיוס עובדים נוספים.
תהליך סגירת החודש התקצר ב-40%, מה שאפשר למשרד להגיש דוחות מע"מ ומקדמות זמן רב לפני מועד הדיווח, במקום לרדוף אחרי הדד-ליין. בנוסף, היקף הזנת הנתונים הידנית צנח ב-80% לאחר שמערכות הלכידה וההתאמה האוטומטיות החליפו את ההקלדה הידנית.
לאחר הסרת צוואר הבקבוק של הזנת הנתונים, המשרד קלט 25% יותר תיקים ולקוחות ללא צורך בגיוס כוח אדם אדמיניסטרטיבי נוסף, בעוד שהצוות הקיים התפנה לעבודת בקרה וייעוץ במקום להקלדה סיזיפית.
תהליכי הנהלת חשבונות קורסים כאשר גורם אנושי הוא הדרך המהירה ביותר לקרוא ולסווג חשבונית. הערך האמיתי טמון בלכידה ובסיווג הלומדים את שיטות העבודה הייחודיות של המשרד, בהתאמות שרצות באופן אוטומטי, ובשילוב מגע יד אדם רק בטיפול בחריגים, שילוב המביא לשיפור הדיוק והגדלת הקיבולת במקביל. זוהי בדיוק גישת "חתימת אדם" העומדת בבסיס עבודת הדיווח האוטומטי שפיתחנו עבור לקוחותינו, המיושמת כאן ישירות על פנקס החשבונות ולא רק על הדוח החודשי.
משרד ראיית חשבון הרכיב את הדוח החודשי של כל לקוח ביד, מחומר שנקלט באימייל ובוואטסאפ. AI בנה כל דוח מהמקורות המפוזרים עם אישור אנושי, והפך ימי הרכבה לדקות אצל עשרות לקוחות.
לפרויקט המלא ← אוטומציית תהליכים · נדל"ןהדיווח של חברת נדל"ן היה כבול למערכת בת 15 שנה. אוטומציה של התהליך חתכה את זמן הטיפול הממוצע מארבע שעות לשלושים שניות והסירה 80% מהזנת הנתונים הידנית.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH