מדי חודש נאלץ המשרד להפיק מאפס דוח עבור כל לקוח, על בסיס הררי החומרים שהגיעו במייל ובוואטסאפ: קובצי PDF, צילומי קבלות, גיליונות אקסל ומסמכים סרוקים. תחילת החודש הפכה למרוץ מטורף נגד השעון, והשותפים הבכירים מצאו את עצמם עוסקים באיסוף חומרים מתיש במקום להעניק ייעוץ בעל ערך.
הערך האמיתי שהמשרד מציע ללקוחותיו הוא שיקול דעת מקצועי. בפועל, רוב החודש התבזבז על עבודה טכנית: מרדף אחרי מסמכים בתיבות המייל ובקבוצות הוואטסאפ, הקלדת נתונים ידנית ועיצוב הדוחות עבור כל לקוח בנפרד, עוד לפני שבכלל נשאר זמן לניתוח מעמיק.
חומרי הגלם הגיעו בבליל של פורמטים ומקורות: צילומי קבלות, דפי חשבון ב-PDF, נתונים שקבורים בתוך שרשורי מיילים וקובצי אקסל במבנה לא אחיד. שליפת הנתונים הידנית כדי לייצר תמונה פיננסית ברורה הייתה תהליך איטי, מייגע ומועד לטעויות, שלא אפשר למשרד לצמוח ולקלוט לקוחות חדשים.
כך נוצר מצב שבו אנשי המקצוע המנוסים ביותר בזבזו את זמנם על הכנת הדוחות במקום על ניתוחם, והשירות בעל הערך המוסף הגבוה ביותר, זה שהלקוחות באמת משלמים עליו, נדחק לסוף התהליך.
פייפליין AI המתחבר ישירות לערוצי קבלת המידע הקיימים, כאשר איש מקצוע מפקח ומאשר את התוצר הסופי.
חיברנו פייפליין AI ישירות לתיבות המייל וחשבונות הוואטסאפ של המשרד. כעת, כל מסמך שמגיע נקרא ומעובד בזמן אמת ובכל פורמט, ללא צורך להמתין לריכוז החומרים המתיש בסוף החודש.
הפייפליין שולף באופן אוטומטית את הנתונים והמספרים הרלוונטיים מתוך קובצי PDF, צילומי קבלות, גיליונות אקסל ומיילים, ומנרמל אותם למבנה אחיד ומדויק.
המערכת מפיקה דוח חודשי מובנה לכל לקוח בפורמט המוכר של המשרד. כך, הדוח שמגיע לבדיקת רואה החשבון כבר נראה כמו תוצר מוגמר ומקצועי, ולא כמו ערימת נתונים גולמית.
הודות להפקה האוטומטית, הדוחות של כל הלקוחות מיוצרים במקביל במקום אחד אחרי השני באופן ידני, מה שמבטל לחלוטין את צוואר הבקבוק של סוף החודש.
כל דוח עובר סקירה ואישור של רואה חשבון לפני שליחתו ללקוח. ה-AI מטפל באיסוף ובסידור הנתונים, בעוד ששיקול הדעת המקצועי והאחריות נשארים תמיד בידיים שלכם.
הפייפליין מכויל לרמת הדיוק הקפדנית הנדרשת בעולם החשבונאות, כך שתפקידו של רואה החשבון מצטמצם לבקרה ואישור מהירים, ללא צורך במרדף מתיש אחר שגיאות מערכת.
הזמן היקר התפנה, והשותפים הבכירים חזרו להתמקד בייעוץ ובערך המוסף ללקוח.
המערכת כבר פעילה בפרודקשן אצל עשרות לקוחות, ומספקת את רמת הדיוק הגבוהה ביותר הנדרשת בתחום. מכיוון שהדוח החודשי מופק באופן אוטומטי על ידי הפייפליין ולא ידנית, העמידה בלוחות הזמנים הפסיקה להיות מרוץ מורט עצבים.
צוות המשרד מתמקד כעת בבקרת הדוחות במקום בהרכבתם שורה אחר שורה. רואי החשבון יכולים להקדיש את מרב זמנם לניתוח מעמיק, לשיקול דעת מקצועי ולייעוץ אסטרטגי, השירותים שעליהם הלקוחות באמת משלמים, במקום לעסוק באיסוף מסמכים ובעיצובם.
המטרה מעולם לא הייתה להחליף את רואי החשבון, אלא לחסוך מהם את שעות העבודה הטכנית של איסוף ועיצוב הנתונים. קליטת החומרים ישירות מערוצי ההגעה הקיימים, חילוץ מדויק של המידע והשארת הפיקוח המקצועי בידי אדם, זהו השילוב שהופך את המערכת לאמינה ובטוחה מספיק לעבודה מול לקוחות קצה. תוכלו לקרוא עוד על כך בעמוד AI למשרדי רואי חשבון שלנו, ולראות כיצד יישמנו גישה דומה של קליטה וחילוץ נתונים בתעשייה אחרת בעבודת אוטומציית התהליכים שלנו.
קמעונאי שרף תקציב על פרויקטי AI מפוזרים. דירגנו כל רעיון לפי ערך ומאמץ, קיצצנו עשרות לשלושה, ומסרנו מפת דרכים ל-90 יום, עם הישג מהיר שהוכיח החזר תוך כשמונה שבועות.
לפרויקט המלא ← אוטומציית תהליכים · נדל"ןלחברת ניהול נכסים ישראלית גדולה היו 8 אנשים שהקלידו דאטה ביד. בנינו אוטומציה מקצה לקצה סביב ERP בן 15 שנה. זמן הטיפול הממוצע צנח מ-4 שעות ל-30 שניות.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH