חברת ניהול נכסים מובילה בישראל העסיקה שמונה עובדים בהקלדת נתונים ידנית. פיתחנו אוטומציה מלאה לתהליך מקצה לקצה, שעוקפת מערכת ERP בת חמש-עשרה שנה שאף אחד לא רצה לגעת בה, ואיש גם לא נדרש לכך.
צוות התפעול ביצע עבודה סיזיפית ורובוטית לחלוטין: קריאת מיילים נכנסים, חילוץ נתונים מקובצי PDF והקלדתם מחדש לתוך מערכת ERP בת חמש-עשרה שנה. שמונה עובדים הקדישו לכך כשש שעות ביום, מדי יום.
ניסיונות קודמים להטמיע "צ'אטבוט לעובדים" נכשלו, מכיוון שהם פשוט הוסיפו עוד מסך שהצוות נדרש לתפעל. צוואר הבקבוק האמיתי לא היה היעדרו של חלון צ'אט, אלא התיווך הידני בין פניות בטקסט חופשי שמגיעות לאורך כל היום לבין מערכת ותיקה ונוקשה שמדברת רק בשפה שלה.
החלפת מערכת ה-ERP הייתה עולה מיליונים ונמשכת שנתיים. המרחק בין הכלים שעמדו לרשות הצוות לבין המערכת שבה בוצעה העבודה בפועל יצר את פער הביצוע, והחברה שילמה עליו בשעות עבודה יקרות.
בלי לפרק ולהחליף מהיסוד. השארנו את ה-ERP הוותיק בדיוק במקומו ולימדנו AI מודרני לעבוד איתו.
ויתרנו על גישת "עוד מסך" ומיפינו את תהליך העבודה האמיתי של קריאות השירות והתמחור. כשכימתנו את העומס, התמונה הייתה ברורה: שמונה עובדים שמבזבזים יחד כשש שעות ביום רק על קריאה, חילוץ נתונים והקלדה מחדש.
במקום פרויקט שדרוג שנמשך שנים ועולה מיליונים, השארנו את מערכת הליבה הישנה במקומה. פיתחנו גשר אינטגרציה ייעודי המאפשר ל-AI לקרוא ממנה ולכתוב אליה ישירות (הזנת רשומות חדשות ומשיכת נתונים), מבלי לגעת בקוד המקור של המערכת.
חיברנו את תיבות המייל למערכת AI שעברה התאמה אישית לטרמינולוגיה של החברה. המערכת קולטת כל פנייה נכנסת בטקסט חופשי, מבינה את ההקשר וממירה את המידע הלא-מובנה לנתונים מובנים: מספר לקוח, מהות התקלה, רמת הדחיפות, מק"טים וכתובת.
כאשר ה-AI מזהה פנייה פשוטה ברמת ודאות של מעל 90%, הוא פותח את קריאת השירות ב-ERP הישן באופן עצמאי, מתזמן טכנאי ביומן ושולח אישור ללקוח, ללא צורך במגע יד אדם.
בכל מקרה מורכב או חריג, המערכת מנסחת את הפעולה הנדרשת ושולחת אותה לאישור המנהל באפליקציית המסרים הארגונית. בלחיצת כפתור אחת של המנהל, המערכת משלימה את העדכון במערכות הוותיקות ברקע.
המערכת כולה פועלת מאחורי הקלעים, ללא שום שינוי בשיטות העבודה של צוות השטח. הממשק המוכר נשאר בדיוק אותו דבר, בעוד שעות ההקלדה המפרכות שהושקעו מאחורי הקלעים פשוט התפוגגו.
אפס עקומת למידה. תהליך התפעול נותר זהה, אך ללא צורך בתיווך הידני המתיש.
זמן הטיפול הממוצע, מרגע קבלת המייל ועד לתזמון הפעולה ב-ERP הוותיק, צנח מכארבע שעות לשלושים שניות בלבד. פניות פשוטות מטופלות אוטומטית, ורק מקרים חריגים באמת מועברים לטיפול אנושי.
כ-80% מהקלדת הנתונים הידנית במערך בוטלו לחלוטין. שמונה עובדים קיבלו בחזרה שש שעות יומיות שבוזבזו בעבר על הקלדה סיזיפית, והתפנו למשימות בעלות ערך אמיתי שדורשות חשיבה אנושית.
הגדרת חוקים ברורים היא המפתח להרצת המערכת ללא השגחה: משימות ברמת ודאות גבוהה מבוצעות אוטומטית, פניות דו-משמעיות ממתינות לאישור אנושי בלחיצת כפתור, ומערכת הליבה הישנה נשארת מקור האמת היחיד לאורך כל הדרך. האיזון הזה, המשלב אוטומציה עם בקרה אנושית במקרי הקצה, הוא הבסיס למערכת AI יציבה שמחזיקה מעמד לאורך זמן בפרודקשן. זו בדיוק הגישה שהנחתה אותנו בהעבודה שלנו בתחזוקת מבנים.
רשת קמעונאית שרפה תקציב על פרויקטי AI מפוזרים. דירגנו כל רעיון לפי ערך ומאמץ, קיצצנו מעשרות לשלושה, והגשנו מפת דרכים ל-90 יום, עם הישג מהיר שהוכיח החזר תוך כשמונה שבועות.
לפרויקט המלא ← אוטומציית דיווח · ראיית חשבוןמשרד שהרכיב ידנית דוחות חודשיים לעשרות לקוחות (ממייל, מ-WhatsApp ומקבלות מצולמות) עובר עכשיו על דוחות שה-AI ניסח במקום. מדויקים, מקושרים למקור, ומאושרים על ידי איש מקצוע. חי אצל עשרות לקוחות.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH