חברת ניהול נכסים גדולה בישראל העסיקה שמונה אנשים בהקלדת נתונים ידנית. הפכנו את כל התהליך לאוטומטי מקצה לקצה, עטוף סביב ERP בן חמש-עשרה שנה שאף אחד לא רצה לגעת בו, ואף אחד לא היה צריך.
צוות התפעול עשה עבודה רובוטית ביד: קורא מיילים נכנסים, שולף נתונים מקובצי PDF, ומקליד אותם מחדש לתוך ERP בן חמש-עשרה שנה. שמונה אנשים, כשש שעות כל אחד, כל יום.
ניסיונות קודמים להצמיד "צ'אטבוט לעובדים" נכשלו, כי הם רק הוסיפו עוד מסך שהצוות צריך לפתוח. צוואר הבקבוק מעולם לא היה חלון צ'אט חסר, אלא הגשר הידני בין בקשות בטקסט חופשי שמגיעות כל היום לבין מערכת ותיקה ונוקשה שמדברת רק בשפה שלה.
להחליף את ה-ERP הזה היה עולה מיליונים ולוקח שנתיים. המרחק בין הכלים שהיו לצוות לבין המערכת שעליה הם באמת עבדו היה פער הביצוע, והחברה שילמה עליו בשעות עבודה.
בלי לעקור ולהחליף. השארנו את ה-ERP הוותיק בדיוק במקומו ולימדנו AI מודרני לעבוד איתו.
עצרנו את גישת "עוד מסך" ומיפינו את תהליך קריאות השירות והתמחור האמיתי, וכימתנו את העומס: שמונה אנשים ששורפים ביחד כשש שעות ביום, רק על קריאה, חילוץ והקלדה מחדש.
במקום החלפה של שנים ומיליונים, השארנו את הליבה הישנה במקומה ובנינו גשר אינטגרציה ייעודי שמאפשר ל-AI מודרני לקרוא ולכתוב אליה (רשומות חדשות פנימה, נתונים החוצה) בלי לגעת בקוד המקור של המערכת.
חיברנו את תיבות הדואר ל-AI שכוונן לטרמינולוגיה של החברה. הוא מיירט כל בקשה נכנסת בטקסט חופשי, מבין אותה, והופך את הטקסט הלא-מובנה לנתונים מובנים: מספר לקוח, תקלה, דחיפות, קודי חלקים וכתובת.
כשה-AI מזהה בקשה פשוטה ברמת ביטחון של מעל 90%, הוא פותח את קריאת השירות ב-ERP הישן בעצמו, מתזמן טכנאי ביומן, ושולח ללקוח אישור, בלי מגע אנושי בכלל.
בכל דבר מורכב או חריג, המערכת מנסחת את הפעולה ושולחת אותה למנהל באפליקציית ההודעות של החברה. המנהל מקיש "אישור", והמערכת משלימה את העבודה במערכות הוותיקות ברקע.
כל המערכת רצה מאחורי הקלעים, בלי שום שינוי באופן שבו צוות השטח עובד ביום-יום. הממשק שהם מכירים נשאר בדיוק אותו דבר, ושעות ההקלדה שמאחוריו פשוט נעלמו.
לא מערכת חדשה ללמוד. אותו תפעול, רק בלי הגשר הידני שהיה באמצע.
זמן הטיפול הממוצע, ממייל שנכנס ועד פעולה שמתוזמנת ב-ERP הוותיק, ירד מכארבע שעות לשלושים שניות. בקשות פשוטות משלימות את עצמן, ורק החריגות האמיתיות מגיעות לאדם.
כ-80% מהקלדת הנתונים הידנית בכל המערך בוטלו, והחזירו לצוות של שמונה אנשים את שש השעות ביום שבוזבזו על הקלדה מחדש, זמן שעבר לעבודה שבאמת צריכה אדם.
הכללים הם מה שמאפשר להריץ את זה בלי השגחה: עבודה ברמת ביטחון גבוהה מבצעת את עצמה, כל מה שדו-משמעי ממתין לאישור אנושי בהקשה אחת, ומערכת הרישום הישנה נשארת מקור האמת היחיד לאורך כל הדרך. האיזון הזה, אוטומציה עם אדם על מקרי הקצה, הוא בדיוק המבנה של מערכת AI שמחזיקה לאורך זמן בפרודקשן. זו אותה גישה שמאחורי העבודה שלנו בתחזוקת מבנים.
רשת קמעונאית שרפה תקציב על פרויקטי AI מפוזרים. דירגנו כל רעיון לפי ערך ומאמץ, קיצצנו מעשרות לשלושה, והגשנו מפת דרכים ל-90 יום, עם ניצחון מהיר שהוכיח החזר תוך כשמונה שבועות.
לפרויקט המלא ← אוטומציית דיווח · ראיית חשבוןמשרד שהרכיב ידנית דוחות חודשיים לעשרות לקוחות (ממייל, מ-WhatsApp ומקבלות מצולמות) עובר עכשיו על דוחות שה-AI ניסח במקום. מדויקים, מקושרים למקור, ומאושרים על ידי איש מקצוע. חי אצל עשרות לקוחות.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH