רשת קמעונאית ארצית קיבלה שיטפון של חשבוניות ספקים על פני עשרות סניפים. כל אחת נבדקה מול הזמנת הרכש ותעודת המשלוח ידנית, כך שאישור ארך עד יומיים, חיובי יתר וחשבוניות כפולות חמקו לתשלום, וצוות הכספים בילה את החודש בהקלדת מספרים במקום בתפיסת שגיאות.
אישור חשבונית ספק פירושו שאדם פותח את הזמנת הרכש ותעודת המשלוח שלה, משווה את הכמויות והמחירים שורה-שורה, ורק אז משחרר אותה לתשלום. על פני אלפי חשבוניות בחודש, זה הגיע עד יומיים לכל אחת.
הבדיקות הידניות האלה היו הדבר היחיד שעמד בין העסק לחיוב יתר. כשספק חייב על יותר ממה שסופק, תמחר פריט מעל המחיר המוסכם, או שלח את אותה חשבונית פעמיים, התפיסה של זה הייתה תלויה במי שבמקרה בדק באותו יום, והרבה חמק לתשלום.
המחיר היה כפול. כסף דלף על חיובים שאף אחד לא תפס, וצוות הכספים בילה את החודש בהזנת נתונים ורדיפה אחרי ניירת במקום בעבודה שבאמת דרשה שיקול דעת.
לתת ל-AI לקרוא את החשבונית ולבדוק אותה מול ההזמנה ותעודת המשלוח, כך שאדם נוגע רק באלה שלא מסתדרות.
מודל להבנת מסמכים קורא כל חשבונית ספק בכל פריסה, ומחלץ את הספק, שורות הפריטים, הכמויות, המחירים והסכומים לנתונים מובנים, במקום שאדם יקליד אותם מחדש מ-PDF או מסריקה.
המערכת משווה אוטומטית כל חשבונית מול הזמנת הרכש ותעודת המשלוח הרשומה, ומוודאת שמה שחויב תואם למה שהוזמן ולמה שבאמת הגיע, עד רמת השורה.
כשהחשבונית, ההזמנה ותעודת המשלוח תואמות בתוך טווח סבירות, החשבונית מאושרת ישירות למערכת ה-ERP של החברה לתשלום בלי מגע אדם, כך שהרוב השגרתי אף פעם לא ממתין בתור.
כשמשהו לא מסתדר, כמות חסרה, מחיר מעל המוסכם, כפילות של חשבונית ששולמה כבר, המערכת עוצרת את החשבונית ומנתבת אותה לאדם הנכון עם אי-ההתאמה מודגשת, כך שזמן הבדיקה הולך רק לאן שבאמת צריך.
שום דבר שנוי במחלוקת לא משולם לבד. כל אי-התאמה שסומנה מוכרעת בידי חבר בצוות הכספים, וכל חשבונית שהמודל קורא בביטחון נמוך נעצרת לאישור אדם לפני שהיא זזה.
כל חשבונית חדשה נבדקת מול כל מה שכבר חויב ומול המחירים המוסכמים, ותופסת הגשות כפולות וחיובים מנופחים שבדיקות מדגם ידניות פספסו, ומשיבה כסף שנהג לדלוף החוצה.
החשבוניות השגרתיות מסתדרות לבד, והשגיאות נתפסות לפני שהכסף יוצא.
חשבונית תואמת נסגרת עכשיו בפחות משלוש דקות במקום עד יומיים, ישר לתשלום. צוות הכספים הפסיק לבנות את החודש סביב הזנת נתונים ידנית, וספקים התחילו להשתלם בזמן, מה שחיזק את התנאים שהעסק יכול לנהל עליהם משא ומתן.
הגשות כפולות וחיובים מנופחים שבדיקות מדגם ידניות נהגו לפספס נתפסים עכשיו לפני התשלום, ומשיבים כסף שנהג לדלוף החוצה, ונותנים לכספים תמונה נקייה ובזמן אמת של מה שהעסק חייב בדיוק.
חשבוניות משולמות ביתר כי אף אחד לא יכול לבדוק כל שורה ביד, והשגיאות צפות רק אחרי שהכסף כבר איננו. הערך כאן הוא AI שקורא כל חשבונית, מצליב אותה מול ההזמנה ותעודת המשלוח אוטומטית, ומשחרר רק את מה שתואם, כשאדם אחראי לכל חריגה, כך שחיוב יתר נתפס לפני שהוא משולם ולא נמחק אחרי. זו אותה משמעת של לכידת מסמכים והתאמה שמאחורי אוטומציית הנהלת החשבונות שלנו, מכוונת לחשבוניות ספקים ולא לספרים.
צוות של משרד רואי חשבון בזבז ימים בהזנת חשבוניות והתאמת ספרים ידנית. לכידת מסמכים מבוססת AI יחד עם מנוע סיווג לומד חתכו את סגירת החודש ב-40% ואת ההזנה הידנית ב-80%, ושחררו 25% יותר קיבולת לקוחות בלי תוספת כוח אדם מנהלתי.
לפרויקט המלא ← רכש והוצאות · ייצורההוצאות ישבו בארבע מערכות ERP וכוח הקנייה היה מפוצל. AI איחד וסיווג את כל ההוצאות, קרא כל חוזה מול החשבוניות שלו, וצייד את הקניינים ביעדים ברורים, וחתך הוצאה עקיפה ב-12%, השיב כסף שדלף, והאיץ אישורי חוזים ב-40%.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH