רשת קמעונאית ארצית הוצפה בכמויות אדירות של חשבוניות ספקים מעשרות סניפים. כל חשבונית נבדקה באופן ידני מול הזמנת הרכש ותעודת המשלוח, כך שתהליך האישור ארך עד יומיים, חיובי יתר וחשבוניות כפולות אושרו לתשלום בטעות, וצוות הכספים השקיע את רוב זמנו בהקלדת מספרים במקום באיתור שגיאות.
משמעות אישור חשבונית ספק הייתה שגורם אנושי נדרש לפתוח את הזמנת הרכש ואת תעודת המשלוח, להשוות את הכמויות והמחירים שורה אחר שורה, ורק אז לאשר אותה לתשלום. כשמדובר באלפי חשבוניות בחודש, התהליך ארך עד יומיים לכל חשבונית.
הבדיקות הידניות הללו היו קו ההגנה היחיד של העסק מפני חיובי יתר. במקרים שבהם ספק חייב על סחורה שלא הגיעה, תמחר פריט מעל המחיר המוסכם או שלח את אותה חשבונית פעמיים, איתור הטעות היה תלוי לחלוטין בערנותו של העובד שבדק אותה באותו יום, ושגיאות רבות חמקו אל מערכת התשלומים.
הנזק היה כפול: כסף אבד על חיובים שגויים שאף אחד לא איתר, וצוות הכספים בזבז את רוב החודש בהזנת נתונים טכנית וברדיפה אחרי ניירת, במקום לבצע עבודה שבאמת דורשת בקרה ושיקול דעת.
הטמענו מערכת AI שקוראת את החשבוניות ומשווה אותן מול ההזמנות ותעודות המשלוח, כך שהצוות האנושי מטפל אך ורק בחריגים.
מודל AI סורק כל חשבונית ספק, בכל פורמט או פריסה, ומחלץ את שם הספק, שורות הפריטים, הכמויות, המחירים והסכומים לתוך מאגר נתונים מובנה, ומייתר לחלוטין את הצורך בהקלדה ידנית מקבצי PDF או סריקות.
המערכת מצליבה אוטומטית כל חשבונית מול הזמנת הרכש ותעודת המשלוח הרלוונטית, ומוודאת שמה שחויב תואם במדויק למה שהוזמן ולסחורה שהתקבלה בפועל, עד רמת השורה הבודדת.
כאשר החשבונית, ההזמנה ותעודת המשלוח תואמות בתוך טווח סבירות מוגדר, החשבונית מאושרת ומועברת ישירות למערכת ה-ERP של החברה לתשלום, ללא מגע אדם, כך שהפעילות השגרתית לא מתעכבת לעולם.
כאשר מתגלה אי-התאמה, כמות חסרה, תעריף חורג מההסכם או חשבונית שכבר שולמה בעבר, המערכת עוצרת את התהליך ומנתבת את החשבונית לנציג הרלוונטי, כשאי-ההתאמה מודגשת בבירור, כך שזמן הבדיקה ממוקד רק היכן שהוא באמת נדרש.
אף תשלום שנוי במחלוקת אינו מאושר אוטומטית. כל אי-התאמה נבדקת ומוכרעת על ידי איש צוות ממחלקת הכספים, וכל חשבונית שהמודל קורא ברמת ביטחון נמוכה נעצרת וממתינה לאישור אנושי לפני המשך התהליך.
כל חשבונית חדשה נבדקת גם מול היסטוריית החיובים הקודמת ומול המחירונים המוסכמים, במטרה לאתר כפילויות עבר וחיובים מנופחים שבדיקות המדגם הידניות פספסו.
החשבוניות השגרתיות מאושרות אוטומטית, והשגיאות מאותרות עוד לפני שהכסף יוצא מקופת החברה.
חשבונית תואמת מאושרת כעת לתשלום בפחות משלוש דקות, במקום ביומיים. צוות הכספים הפסיק לבזבז את זמנו על הזנת נתונים ידנית, והספקים מקבלים תשלום בזמן, מה שמשפר את תזרים המזומנים ומחזק את כוח המיקוח של הרשת מולם.
כפילויות וחיובים מנופחים, שבעבר פוספסו בבדיקות ידניות, נבלמים כעת טרם התשלום. המערכת חוסכת לחברה כסף שבעבר אבד לחינם, ומספקת למחלקת הכספים תמונת מצב מדויקת ובזמן אמת של התחייבויות העסק.
עסקים משלמים ביתר כי אי אפשר לצפות מעובדים לבדוק ידנית כל שורה ושורה, והשגיאות מתגלות לרוב רק בדיעבד. הערך האמיתי כאן הוא מנוע AI שקורא כל חשבונית, מצליב אותה אוטומטית מול מסמכי הרכש, ומשחרר לתשלום רק את מה שתואם במדויק, בעוד החריגים מועברים להחלטת אדם, כך שחיובי יתר מזוהים מראש ולא נדרשים לקיזוז או מחיקה בדיעבד. זו אותה מתודולוגיה של עיבוד מסמכים והתאמה שמאחורי אוטומציית הנהלת החשבונות שלנו, הפעם במיקוד על חשבוניות ספקים ולא על הספרים.
צוות של משרד רואי חשבון בזבז ימים בהזנת חשבוניות והתאמת ספרים ידנית. לכידת מסמכים מבוססת AI יחד עם מנוע סיווג לומד חתכו את סגירת החודש ב-40% ואת ההזנה הידנית ב-80%, ושחררו 25% יותר קיבולת לקוחות בלי תוספת כוח אדם מנהלתי.
לפרויקט המלא ← רכש והוצאות · ייצורההוצאות ישבו בארבע מערכות ERP וכוח הקנייה היה מפוצל. AI איחד וסיווג את כל ההוצאות, קרא כל חוזה מול החשבוניות שלו, וצייד את הקניינים ביעדים ברורים, וחתך הוצאה עקיפה ב-12%, השיב כסף שדלף, והאיץ אישורי חוזים ב-40%.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH