הדיווח על התקלה נשאר במחברת עד סוף היום .

טכנאי שטח הם אנשי מקצוע מיומנים ויקרים, אך החברה בזבזה שעות יקרות מיום העבודה שלהם על משימות מנהלתיות. כל ביקור שטח הסתיים בכתיבת דוח ארוך, פירוט החלפים שהוחלפו, וסבב הקלדה ידנית מתיש למערכת ניהול התחזוקה עם החזרה לבסיס.

לעיכוב הזה היה מחיר תפעולי כבד. תקלה שאותרה בבוקר נשארה רשומה במחברת של הטכנאי עד לתיוק הניירת בסוף היום. כתוצאה מכך, חדר הבקרה ניהל את הרשת על בסיס תמונת המצב של אתמול, ותקלות המשך המתינו לטיפול זמן רב מדי.

השהיה זו פגעה קשות גם במערך הלוגיסטי. מאחר שהחלפים שנעשה בהם שימוש בשטח עודכנו באיחור, רישום המלאי ברכבי השירות לא תאם את המצב בפועל, וטכנאים הגיעו לקריאות שירות ללא הרכיבים הדרושים להם.

דוח שנכתב באיחור של שעות עשוי להיות מדויק, אך הוא כבר חסר תועלת, שכן חלון ההזדמנויות לפעולה מיידית כבר נסגר. הערך האמיתי טמון בקליטת הדיווח בקול ישירות מהשטח, והפיכתו לרשומה מובנית בזמן אמת באישור הטכנאי. כך חדר הבקרה ומערך הלוגיסטיקה רואים את תמונת המצב העדכנית ביותר. זוהי אותה תפיסה של 'דיווח חד-פעמי' העומדת בבסיס עבודת התיעוד הקליני שלנו, המיושמת כאן עבור צוותי שטח בקווי המתח הגבוה במקום עבור רופאים בחדרי הטיפולים.