יזם המנהל מתחמים מסחריים גדולים, הכפופים לעשרות דרישות רגולציה עירוניות ובטיחותיות, עקב באופן ידני אחר כל היתר, רישיון ובדיקה באמצעות יומנים וגיליונות נתונים. חידוש אחד שנשכח משמעותו קנס רגולטורי, עיכוב באכלוס וצוותים משפטיים ותפעוליים שנאלצים לכבות שריפות מול הרשויות.
העמידה ברגולציה התבססה על תזכורות ידניות. מועדי החידוש של היתרי בנייה, אישורים סביבתיים, בדיקות מהנדס תקופתיות ורישיונות עסק נוהלו ביומנים ובגיליונות נתונים, כך שתאריך אחד שנשכח עלול היה לגרור קנס או לעכב אכלוס.
המרדף אחר הניירת גזל שעות עבודה רבות. האישורים היו מפוזרים בין תיקיות מחשב למשרדי עורכי דין חיצוניים, וכל תהליך חידוש התחיל מאיסוף מחדש של מסמכים שכבר היו קיימים איפשהו בחברה.
הסיכון היה משפטי לחלוטין. פספוס של דדליין רגולטורי קשיח גורר קנסות כבדים, ולכן הצוותים חיו במעגל של כיבוי שריפות מול הרשויות במקום לנהל את לוחות הזמנים באופן יזום.
לתת ל-AI לקרוא את הניירת הרגולטורית, ולתת למערכת לנהל את לוחות הזמנים במקום העובדים.
מודל להבנת מסמכים קורא כל היתר, רישיון, אישור סביבתי ודוח סרוק של בדיקת מהנדס. הוא מחלץ את החובות, התנאים ותאריכי התפוגה, ומרכז אותם במאגר מידע מובנה אחד, במקום בתיקייה שאף אחד לא פותח.
כל חובה וכל דדליין בכל מתחם מרוכזים בלוח בקרה אחד, כך שהסטטוס הרגולטורי של כל הנכסים גלוי במבט אחד, ולא קבור בין כוננים לתיבות דוא"ל של עורכי דין.
המערכת שולחת התראות מדורגות למנהלי התפעול 90, 60 ו-30 יום לפני פקיעת התוקף של כל היתר, רישיון או בדיקה, כך ששום דבר לא תלוי בזיכרון של עובד או בגיליון נתונים.
המערכת מזהה אילו טפסים נדרשים על ידי הרשות הרלוונטית, שולפת את הנתונים המעודכנים ממערכות הליבה של החברה ומפיקה טיוטת בקשת חידוש המוכנה לאישור מנהל הנכס או עורך הדין, כך שכל תהליך חידוש מתחיל משלב מתקדם ולא מאפס.
שום מסמך לא נשלח לרשות באופן אוטומטי. מנהל נכס או עורך דין בודק וחותם על כל בקשת חידוש, והמודל מסמן כל נתון שחולץ ברמת ודאות נמוכה, כדי לוודא חתימת אדם לפני הזנתו למאגר.
כל דדליין מקושר למסמך המקור המדויק שממנו נגזר, כך שהחברה יכולה להציג תמונת מצב רגולטורית מלאה ומבוססת בכל רגע נתון, במקום לנסות לשחזר אותה תחת לחץ בזמן ביקורת פקחים.
זיהוי מוקדם של דדליינים, ומערכת שכותבת את הטיוטה הראשונה בעצמה.
מאז שהמערכת עלתה לאוויר, החברה לא פספסה אף חידוש ולא ספגה קנסות רגולטוריים. כל היתר, רישיון ובדיקה מטופלים הרבה לפני הדדליין, מה ששם סוף לקנסות ולעיכובי האכלוס שנגרמו בעבר בגלל תאריכים שנשכחו.
המרדף הידני אחר מסמכים ואיסוף הנתונים מחדש לפני כל חידוש פחתו ביותר מ-70%, וההנהלה קיבלה תמונת מצב רגולטורית בזמן אמת עבור כל מתחם ומתחם בכלל נכסי החברה.
עמידה ברגולציה נופלת בין הכיסאות כי הדדליינים נסתרים והמסמכים לא נקראים לעומק. הערך כאן הוא AI שקורא כל מסמך רגולטורי, מאגר נתונים שמציף כל חובה, והתראות שנשלחות אוטומטית. במקביל, נדרשת חתימת אדם על כל הגשה, כך שהעמידה ברגולציה כבר לא נשענת על הזיכרון של מישהו. זו אותה טכנולוגיה להבנת מסמכים שעומדת מאחורי מערכת חילוץ הנתונים מחוזי השכירות שלנו, רק שהפעם היא מכוונת לחובות רגולטוריות במקום לתנאי שכירות.
חברת נדל"ן גלובלית עקבה אחר יותר מ-3,000 חוזי שכירות ידנית והחמיצה שוב ושוב מועדי עדכון דמי שכירות וחידוש יקרים. תמצות GenAI מחלץ יותר מ-150 תנאים לכל חוזה ומתריע 180 יום מראש, ומונע החמצת מועדים ומקצר ביקורות חוזים משבועות לדקות.
לפרויקט המלא ← אוטומציית תהליכים · נדל"ןלחברת ניהול נכסים ישראלית גדולה היו 8 אנשים שהקלידו נתונים מחדש ידנית. הפכנו את זה לאוטומטי מקצה לקצה סביב ERP בן 15 שנה. זמן הטיפול הממוצע ירד מ-4 שעות ל-30 שניות.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH