מאות הזמנות רכש, תעודות משלוח וטופסי ביקורת התקבלו מדי יום בכל פורמט אפשרי, החל מקובצי PDF סרוקים ועד תמונות שצולמו מתוך תא הטרקטור ונשלחו בוואטסאפ. צוות הבק-אופיס נדרש לפענח ולהקליד ידנית את כל הנתונים הללו למערכת ה-ERP. תהליך זה עיכב את המשלוחים, ובמקרים של חומרים מסוכנים, הוא אף יצר סיכון ממשי לטעויות רישום שעלולות לגרור קנסות כבדים.
חקלאים מבצעים הזמנות בדרך שנוחה להם בשטח, ולא לפי מה שנוח לצוות הבק-אופיס. מדי יום קיבלה החברה מאות הזמנות, תעודות משלוח וטופסי ביקורת רגולטוריים במגוון עצום של פורמטים לא אחידים, החל מקובצי PDF סרוקים ומסודרים ועד לתמונות מטושטשות של טפסים בכתב יד שנשלחו בוואטסאפ.
העבודה הסיזיפית הזו בוצעה כולה ידנית. צוות הבק-אופיס נאלץ לפענח כל מסמך ולהקליד את הפרטים למערכת ה-ERP באופן ידני, עומס עבודה איטי שיצר צוואר בקבוק במטה ועיכב את יציאת המשלוחים.
והסיכון היה גדול בהרבה מסתם עיכוב בזמנים. כאשר מדובר בדשנים ובחומרי הדברה, כמות שהוקלדה שגוי או חומר שיוחס לחלקה הלא נכונה אינם רק טעות משרדית, אלא חשיפה בטיחותית ורגולטורית חמורה שעלולה לגרור קנסות כבדים.
הטמענו סוכן AI כמנגנון בקרה לוגי לפני מערכת ה-ERP: הוא קורא את המסמך, מאמת ומזין אותו, ומשאיר כל מקרה של ספק לבדיקה אנושית.
הסוכן סורק ומפענח כל מסמך נכנס, בין אם מדובר בקובץ PDF נקי, סריקה באיכות נמוכה או תמונה שצולמה בשטח. הוא מחלץ את הנתונים הרלוונטיים מכולם, כך שהפורמט שבו בחר החקלאי כבר אינו משפיע על היקף העבודה הידנית הנדרשת לטיפול בהזמנה.
מתוך כל מסמך, הסוכן מחלץ את הפרטים הקריטיים: סוג החומר והכמות, מספרי החלקות ופרטי ההזמנה. הוא הופך תמונה פשוטה של טופס לנתונים מובנים שמערכות המידע של העסק יכולות לעבד ולפעול לפיהם באופן מיידי.
עוד לפני הזנת הנתונים, הסוכן מאמת את המידע שחולץ מול הנחיות הבטיחות של משרד החקלאות. כך, כל שילוב חומרים המפר את הרגולציה נעצר כבר בשלב הקליטה, במקום להתגלות בשלב מאוחר יותר בביקורת.
במקום להחליף את מערכות הליבה, הסוכן פועל כשכבה חכמה הממוקמת לפני מערכת ה-ERP הקיימת ומזין את הנתונים המאומתים באופן אוטומטי. כך החברה שומרת על המערכת המוכרת שלה, אך ללא הצורך בהקלדה ידנית.
במקרים שבהם המסמך אינו קריא או שהנתונים אינם עומדים בבדיקות הבטיחות, הסוכן אינו מנחש. הוא עוצר את התהליך ומעביר את הפריט לטיפול ידני של צוות הבק-אופיס. בדרך זו, האוטומציה מטפלת ברוב המכריע של המקרים התקינים, בעוד ששיקול הדעת האנושי שמור לחריגים בלבד.
בזכות פענוח ותיוק מיידי של ההזמנות עם הגעתן, ללא צורך בהמתנה בתור להקלדה ידנית, שרשרת האספקה כולה הפכה למהירה ויעילה יותר. חומרי הדישון וההדברה מגיעים לחקלאים בשטח ללא העיכובים הממושכים שאפיינו את העבודה הידנית בעבר.
ההקלדה הידנית נעלמה, העמידה ברגולציה מובטחת, והצוות התפנה למשימות בעלות ערך אמיתי לחברה.
הזמן שהושקע בפענוח ובהקלדה ידנית של מסמכים צנח ב-82% באופן מיידי. שינוי זה שחרר את צוואר הבקבוק במטה שעיכב את המשלוחים, ופטר לחלוטין חלק מעובדי הבק-אופיס מהזנת נתונים סיזיפית, מה שאיפשר להם להתמקד בניהול הרכש ובחיזוק הקשרים עם החקלאים בשטח.
בזכות הבדיקה המקדימה שמבצע הסוכן לכל מסמך מול כללי הבטיחות, החברה רשמה אפס הפרות רגולציה מאז עליית המערכת לאוויר. הבקרה האוטומטית הקפדנית הפכה את השלב הרגיש ביותר בתהליך, רישום חומרים מסוכנים, לבטוח ומבוקר לחלוטין.
פענוח המסמך הוא רק השלב הראשון והפשוט. הערך האמיתי טמון בכך שהסוכן מסרב להזין את הנתונים למערכת עד שהם עוברים בהצלחה את כל בדיקות הבטיחות, ומעביר מקרים גבוליים לטיפול אנושי. ארכיטקטורה זו, המשמשת כמנגנון בקרה לפני מערכת ה-ERP, היא שאיפשרה לחברה למכן את הטיפול בניירת של חומרים מסוכנים ללא כל סיכון. זוהי בדיוק אותה גישת אינטגרציה עם מערכות מורשת העומדת בבסיס עבודת אוטומציית התהליכים שלנו, אשר הותאמה כאן לשרשרת האספקה החקלאית ולכללי הבטיחות המחמירים שלה, במקום לצוותי בק-אופיס של חברות ניהול נכסים.
לחברת ניהול נכסים ישראלית גדולה היו 8 אנשים שהקלידו דאטה ביד. עשינו לזה אוטומציה מקצה לקצה סביב ERP בן 15 שנה. זמן הטיפול הממוצע צנח מ-4 שעות ל-30 שניות.
לפרויקט המלא ← דירוג אשראי · חקלאותאישור אשראי חקלאי דרש לשלוח שמאי לשבועות. ראייה ממוחשבת על תצלומי לוויין דירגה בריאות יבול ובטוחות, ולקחה את החברה מעשרות בקשות בשבוע ל-25,000 חוות ביום וקיצצה את עלות החיתום ביותר מ-70%.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH