Reef TRHהשאלה הראשונה ששותפה מנהלת שאלה אותי בנוגע ל-AI הייתה באיזה מוצר כדאי לה לבחור. קולגה הציג לה כלי בכנס, המתחרים ממול כבר "משתמשים ב-AI", ובתיבת המייל שלה כבר המתינו שש הצעות מחיר מספקים שונים. היא פשוט רצתה המלצה.
לא הייתה לי המלצה בשבילה. לא בגלל שהכלים גרועים (חלקם מצוינים), אלא כי השאלה הזו מדלגת על השלב הקריטי שמגדיר אם מי מהם בכלל יחזיר את ההשקעה.
משרדים שמפיקים ערך אמיתי מ-AI לא מתחילים בבחירת כלי. הם מתחילים דווקא באיתור אותן משימות סיזיפיות שחוזרת על עצמן מדי חודש בנפח גבוה ועדיין מבוצעות ידנית, ואז בוחנים אם AI יכול לחסוך את העבודה הזו מהצוות. זהו אתגר של מיפוי תהליכים, לא של רכש, וזה בדיוק השלב שכמעט כולם מדלגים עליו.
למה "באיזה כלי לבחור" היא השאלה הלא נכונה להתחיל איתה
הדגמת מוצר נועדה להרשים. היא מבוצעת על נתונים מסודרים, במסגרת תהליך סטרילי שהספק בחר מראש, במשך חמש דקות נקיות. המשרד שלכם, לעומת זאת, מתמודד עם קבלות שצולמן בזווית עקומה ונשלחו בוואטסאפ, עם לקוח ששולח שנים-עשר מיילים וגיליון אלקטרוני אחד, ועם מבנה חשבונות שפיתח לעצמו היגיון פנימי משלו במשך חמש-עשרה שנה. הפער בין שני העולמות האלה הוא המקום שבו רוב רכישות ה-AI גוועות בשקט.
כשרוכשים כלי לפני שממפים את הצורך, מגלים מאוחר מדי שהוא פותר בעיה שכלל לא קיימת אצלכם, או שהוא פשוט לא מסוגל להתמודד עם הגרסה המבולגנת של הבעיה האמיתית שלכם. התקציב נגמר, הצוות עבר הדרכה, והמנוי שוכב ללא שימוש.
תתחילו במקום שבו הכי כואב
נקודת ההתחלה הנכונה יותר היא דווקא די משעממת, וזה בדיוק העניין. תסתכלו על שגרת העבודה החודשית שלכם וחפשו את המשימה שחוזרת על עצמה שוב ושוב, מגיעה בדיוק באותו אופן בכל פעם, ושורפת שעות עבודה יקרות של איש מקצוע מוסמך על פעולות שאינן דורשות שיקול דעת.
במשרדים רבים, המשימה הזו היא קליטת החומרים ודוחות סוף החודש. משרד אחד שאנחנו מלווים, המנהל כמה עשרות לקוחות של דיווח חודשי, היה מפיק ידנית את הדוח של כל לקוח מתוך הררי המידע שהגיעו: קובצי PDF, תמונות של קבלות, גיליונות אלקטרוניים ומסמכים שנשלחו במייל ובוואטסאפ. כיום, תשתית דאטה אוטומטית קוראת את החומרים ברגע שהם מתקבלים, מחלצת את המידע הרלוונטי ומפיקה דוח מובנה לכל לקוח בפורמט המוכר של המשרד. איש מקצוע עדיין עובר ומאשר כל נתון. העבודה לא נעלמה, היא פשוט השתנתה מהקלדה והרכבה לבקרה ואישור.
מה שגרם לזה לעבוד לא היה תחכום, אלא שזו הייתה המשימה שחוזרת הכי הרבה על השולחן, ומהסוג שבו אדם תופס טעות עוד לפני שהיא מגיעה ללקוח. המשמעת הזו (אדם ששומר על המספרים החשובים) היא גם מה שמבדיל בין פיילוט שמגיע לאוויר לבין כזה שנתקע אחרי המחיאות.
מיפוי מוקדם זול בהרבה מטעויות
מיפוי התהליכים שבהם AI באמת מייצר ערך עשוי להישמע כמו עיכוב מיותר, אך המציאות הפוכה לחלוטין. שבוע או שבועיים שמוקדשים להחלטה איזה תהליך כדאי לאוטומט (ואילו שלושה תהליכים עדיף להשאיר כרגע בצד) יעלו לכם שבר קטן מהעלות של כלי שנרכש, הוטמע ונזנח.
שלוש שאלות שחייבים לשאול לפני שמתחילים לפתח: איזו משימה הכי משתלם לאוטומט קודם, איזו רמת דיוק ובקרה נדרשת כדי לעמוד בסטנדרטים המקצועיים של ענף מפוקח, ומה יידרש כדי באמת להעלות אותה לפרודקשן, ולא רק להציג אותה כדמו.
חצי מהערך טמון דווקא ברשימת התהליכים שהחלטתם להשאיר כרגע בצד. עדיף לגלות שתהליך מסוים עדיין אינו בשל לאוטומציה (נתונים מבוזרים מדי, נפח עבודה נמוך מדי או סיכון גבוה מדי) כבר עכשיו, ולא לגלות זאת בדרך הקשה והיקרה בהמשך. מפה כזו היא בדיוק מה שמפת דרכים ל-AI עבור המשרד אמורה לספק.
לכן, כשיגיע המייל הבא מספק הכלים, המהלך החכם יהיה לא לקבוע עוד הדגמה. במקום זאת, פתחו את היומן, זהו את המשימה שהצוות שלכם הכי חושש ממנה מדי חודש, ושאלו שאלה ממוקדת בהרבה: האם זו המשימה שצריך למפות קודם? ברגע שתענו על כך, הכלי המתאים (אם בכלל תצטרכו כזה) כבר יבחר את עצמו.
שאלות נפוצות
מאיפה משרד רואי חשבון צריך להתחיל לעבוד עם AI? התחילו במשימה הידנית הסיזיפית ביותר ובנפח הגבוה ביותר בשגרה החודשית שלכם (בדרך כלל קליטת חומרים או דוחות סוף חודש), ולא בבחירת כלי מדף. מפו היכן ה-AI באמת מייצר ערך ומצדיק את עצמו לפני שאתם ממהרים לרכוש או לפתח פתרון.
האם צריך לעשות סדר בנתונים לפני שמתחילים? ממש לא. קבלת חומרים מבוזרים ומבולגנים היא נקודת המוצא הסטנדרטית, ועשיית סדר בבלגן הזה היא חלק מליבת הפתרון של ה-AI, ולא תנאי מקדים שאתם צריכים לפתור בעצמכם.
האם ה-AI עלול לטעות בנתונים של הלקוחות? זה בהחלט עלול לקרות, וזו בדיוק הסיבה שהתהליכים הראשונים שכדאי לאוטמט הם אלה שבהם איש מקצוע עובר ומאשר את המידע לפני שהוא מועבר ללקוח.
תמיד יהיה כלי חדש יותר, מתחרה רועש יותר, עוד הדגמה שמסנוורת לחמש דקות. שום דבר מזה לא אומר לכם מאיפה להתחיל. היומן שלכם כן. זו המשימה שאף אחד לא מצפה לה, זו שחוזרת בין אם בא לכם ובין אם לא. התחילו שם, ו-AI מפסיק להיות רכישה שאתם מקווים שתשתלם, והופך להחלטה שאתם יכולים לעמוד מאחוריה.