Reef TRHהוצאות הן חלק בלתי נמנע מניהול עסק.
הן שונות מחברה לחברה, ויכולות להשתנות בהתאם לתקציב שלכם. אבל מה קורה כשההוצאות מתחילות לצאת משליטה?
עד מהרה אתם עלולים להוציא יותר כסף ממה שהחברה יכולה להרשות לעצמה. לכן קריטית לכם אסטרטגיה שתשמור על ההוצאות בשליטה. כך תוכלו להימנע מכל סוג של חוב. אבל מה הן הוצאות של חברה, ואיך עוקבים אחריהן?
נסקור את שש השיטות הטובות ביותר לשמור על ההוצאות של חברה בשליטה.
מה הן הוצאות ואיך מחשבים אותן?
הוצאות עסקיות הן העלויות שאתם משלמים כשאתם מנהלים את החברה.
זה יכול לכלול הכול, משכר הדירה של הארגון ועד ארוחות של עובד בנסיעת עבודה.
ההוצאות שלכם יכולות לקבוע אם החברה תרשום רווח נקי או תפסיד כסף לאורך זמן. הוצאות מתחלקות לשתי קטגוריות: קבועות ומשתנות.
הוצאות קבועות הן עלויות שנשארות זהות ולא משתנות, ואילו הוצאות משתנות, כשמן כן הן.
6 טיפים וטריקים לשמור על ההוצאות בשליטה
1. בנו תקציב והיצמדו אליו.
כדאי שיהיה לכם תקציב שלוקח בחשבון את כל ההוצאות הצפויות ומשאיר מקום גם להוצאות בלתי צפויות. הוא צריך להיות ריאלי, וכדאי לבחון אותו באופן קבוע כדי לוודא שהוא עדיין מתאים למצב הפיננסי הנוכחי שלכם. מבט על כל תחום הוצאה והיכרות עם הרגלי ההוצאה שלכם יכולים לעזור לכם לבנות תקציב.
2. נהלו תיעוד מפורט של הוצאות החברה.
כדאי לשמור את כל הקבלות ולתייק אותן בכל פעם שיש הוצאה. כך כל ההוצאות שלכם יוכלו להיכלל בדוח המס של העסק.
3. צמצמו רכישות שאינן הכרחיות.
קל להיכנע לרכישות אימפולסיביות. אל תמהרו לקנות משהו רק כי נדמה לכם שהוא יועיל לחברה. קחו רגע לחשוב אם אתם באמת צריכים את הפריט, ותגלו שברוב המקרים לא.
4. אמצו גישה של תקצוב מאפס.
תקצוב מאפס (zero based budgeting) הוא שיטה לשמור אחיזה הדוקה בהוצאות של החברה. באופן מסורתי תקציבים נבנים על בסיס התקציב הקודם. אבל דברים משתנים, וגם הכספים לא יוצאי דופן. בתקצוב מאפס, התקציב של כל תקופה חדשה מתחיל מדף חלק. אחר כך משווים אותו לתקציבים קודמים ושוקלים אותו מול צורכי ההוצאה הנוכחיים.
5. הקטינו את המשרד.
זה אולי לא רלוונטי לכל עסק, אבל זו עצה עדכנית. הרבה חברות מגלות שהן כבר לא זקוקות לכל כך הרבה שטח משרדי כמו בעבר, בעקבות הגידול במספר העובדים שעובדים מהבית. ייתכן שאין צורך שכל הצוות יהיה במשרד כל הזמן. לכן, מעבר למשרד קטן יותר עם שכר דירה נמוך יותר יכול לחסוך לכם סכום משמעותי.
6. הפכו את מעקב ההוצאות לדיגיטלי
אתם יכולים לרכז את כל הצרכים הפיננסיים במקום אחד בעזרת תוכנה למעקב הוצאות וקבלות כמו FreshBooks. מעקב עלויות הוא רק אחת מהפונקציות הרבות שיש בה. קל לעקוב אחרי העובדים והלקוחות כשחשבוניות, תשלומים, זיכויים ומידע פיננסי אחר נמצאים כולם במקום אחד. התוכנה הופכת את המעקב אחרי הוצאות למשימה פשוטה. אפשר לעקוב אחרי כל ההוצאות במקום אחד ולגשת אליהן גם בדרכים. התוכנה גם תודיע לכם כשלקוחות משלמים את החשבונות שלהם. היא מספקת דוחות הוצאות הניתנים להתאמה שמקלים על החיים של מחלקת הנהלת החשבונות. טעויות קורות וקבלות הולכות לאיבוד, לא משנה כמה מסודרים העובדים ומחלקת הכספים שלכם. דיגיטציה של הקבלות וההוצאות מאפשרת לכם לעקוב אחרי כל קטגוריות ההוצאה. אפשר לעשות את זה על ידי כך שהעובדים יצלמו את הקבלות ברגע שהם מקבלים אותן. אחר כך אפשר להעלות את התמונות ולעקוב אחריהן דרך התוכנה.
נקודות חשובות לזכור
בקרת עלויות אמיתית היא חלק חשוב בניהול חברה מצליחה. אם תיישמו חלק מההצעות האלה, תוכלו להתחיל להשתלט על ההוצאות הישירות שלכם ולהבין טוב יותר את המצב הפיננסי. כך בפעם הבאה שתעברו על דוח ההוצאות, תוכלו לנשום לרווחה.