צוות העובדים מגוון מאוד, החל מבעלי מקצוע ותיקים שרגילים לעבוד עם נייר ופקס, ועד למנהלי פרויקטים צעירים שמצפים לאפליקציה מהירה ומתקדמת. כל מערכת חדשה שההנהלה השיקה נקלטה רק אצל חצי מהצוות והשאירה מאחור את החצי השני. כתוצאה מכך, העבודה המעשית של תחזוקת אלפי דירות המשיכה להתנהל בשיחות טלפון ובטפסים ידניים.
ארגונים חברתיים מתמודדים לעיתים קרובות עם תמהיל עובדים מגוון וקוטבי במיוחד. אצל הספק הזה עבדו אנשי תחזוקה ותיקים, הרגילים מזה עשרות שנים לעבודה עם נייר ופקס, לצד מנהלי פרויקטים צעירים בשנות העשרים לחייהם שמצפים לאפליקציות חכמות ולתהליכים מיידיים. שני הקצוות הללו נזקקו בדיוק לאותו המידע, אך מעולם לא קיבלו אותו באותה הדרך.
משימות הליבה, כמו הזמנת ציוד, בקשות חופשה ואישורי בטיחות, היו מפוזרות בין מספר מערכות מקבילות, שחלקן ידניות לחלוטין. התוצאה הייתה תהליך עבודה שבור: דיווחי השטח הגיעו עם שגיאות, עדכונים קריטיים הלכו לאיבוד, והעובדים הוותיקים נמנעו בשקט משימוש בפורטלים המורכבים שההנהלה ניסתה להטמיע שוב ושוב, והעדיפו פשוט להתקשר למשרד.
בנוסף, מכיוון שכל אנשי השטח עובדים הרחק מהמשרד ומסביבת עבודה ממוחשבת, לא הייתה דרך אמינה להעביר מסר אחיד, ברור ועקבי לכולם. דווקא האנשים שנמצאים בקו הראשון מול הדיירים היו הקשים ביותר להשגה.
להנגיש את כל משימות היומיום ישירות בטלפון הנייד, כך שהמערכת תציג לעובד את המשימה הבאה במקום שיצטרך לחפש אותה, ולחבר את כל המידע בחזרה למערכות הליבה הארגוניות.
פיתחנו סביבת עבודה מבוססת אפליקציה שמחליפה את האינטראנט המסורבל. המערכת עוצבה בגישת Mobile-First, מתוך הבנה שצוותי השטח נמצאים תמיד בתנועה. כעת, כל המשימות מנוהלות ישירות מהטלפון הנייד שהעובד נושא עמו ממילא, במקום ממחשב שולחני מרוחק.
ממשק המשתמש תוכנן בכוונה להיות פשוט ואינטואיטיבי במיוחד, ומתאים לכל גיל ולכל רמת אוריינות דיגיטלית. כך, המערכת ברורה לחלוטין כבר מהשימוש הראשון, הן לבעל מקצוע ותיק שמעולם לא סמך על מחשבים והן למנהל צעיר שרגיל לעבוד רק עם אפליקציות.
במקום שהעובד יבזבז זמן בחיפוש מסמכים בתיקיות, האפליקציה מציגה לו באופן יזום את המשימה הרלוונטית: תדריך בטיחות קצר לחתימה בבוקר או המשימה הבאה בתור. כך, הפעולה הנכונה ביותר לביצוע תמיד מופיעה לו מול העיניים.
העובדים יכולים לצלם תקלה בדירה ולשלוח אותה ישירות למחלקת התחזוקה בלחיצת כפתור אחת. כך נמנעים תיאורים טלפוניים לא ברורים או טפסים שממולאים שעות ארוכות לאחר מכן, והם מוחלפים בדיווח מדויק הכולל חותמת זמן.
באמצעות ממשקי API פתוחים, מרכז המידע מתחבר ישירות למערכות משאבי האנוש וניהול הנכסים. כל דיווח מהשטח מעדכן באופן מיידי את בסיס הנתונים המרכזי, ללא צורך בהקלדה כפולה או בהזנה ידנית חוזרת של המידע.
כל אישור בטיחות יומי נשמר אוטומטית עם שם העובד והתאריך, ומספק לארגון תיעוד מלא ומסודר לצרכי בקרה. התיעוד מוכיח כי העובדים הרלוונטיים אכן עברו על הנהלים הנדרשים, וחוסך מהמפקחים את הצורך לרדוף אחרי חתימות ידניות בשטח.
המערכת לא רק פותחה בהצלחה; כל דורות העובדים בחברה באמת משתמשים בה ביומיום.
החיכוך הטכנולוגי שהכשיל השקות קודמות נעלם לחלוטין. שיעור האימוץ הגיע לכמעט 100% בקרב כל ארבעת דורות העובדים בחברה, החל מקבלני שיפוצים ותיקים ועד לעובדי מטה צעירים, פשוט כי הכלי היה קל ונוח לשימוש, ללא צורך בהסברים או בשכנועים.
המידע זרם בין השטח למשרד בצורה חלקה ומהירה בהרבה, וחסך עשרות שעות עבודה שבועיות שבוזבזו בעבר על שיחות הבהרה, הקלדה ידנית של דיווחים שהגיעו בפקס ומרדף אחר אישורי טפסים. כתוצאה מכך, הצוות הרגיש מחובר יותר לארגון והעניק לדיירים שירות מהיר ויעיל בהרבה.
מערכת שהעובדים לא פותחים אינה שווה דבר, מתקדמת ככל שתהיה. הערך המרכזי בפרויקט היה לתכנן ולפתח קודם כול עבור המשתמש בעל הביטחון הדיגיטלי הנמוך ביותר, ולהציג לו את המשימות באופן יזום במקום לדרוש ממנו לחפש אותן. כך הצלחנו להביא לכך שצוות שטח שלם, רב-דורי וללא עמדות עבודה קבועות, אימץ את המערכת ללא התנגדות. זוהי בדיוק אותה מתודולוגיית אימוץ שעומדת בבסיס פרויקט הטמעת ה-AI שלנו, אלא שכאן היא יושמה עבור צוותי שטח שמחליפים את האינטראנט בטלפון הנייד, ולא עבור עובדי משרד המאמצים כלי עבודה שולחניים חדשים.
קמעונאי גדול במערב אירופה השיק AI וכמעט אף אחד לא השתמש בו. הטמעה מעשית ומותאמת לתפקיד העלתה את האימוץ היומי מ-15% ל-85% וקיצצה זמן מנהלה בכ-40%.
לפרויקט המלא ← תקשורת פנים ארגונית · ייצורתזכיר אחד ארוך באנגלית נשלח ל-50,000 עובדים והגיע כמעט לאף אחד. מנוע תקשורת ב-AI כותב מחדש כל מסר לפי הקורא, ומעלה את שיעורי הקריאה ומסיים הוצאה על תרגום חיצוני.
לפרויקט המלא ←
Reef TRH